Las empresas acumulan documentación en papel que bloquea la operación: expedientes de personal que tardan horas en localizarse, contratos que no se encuentran al momento de una auditoría, facturas físicas que demoran los cierres contables. Zago digitaliza, indexa y organiza la documentación de back-office para que cada área encuentre lo que necesita en segundos, sin depender del archivo físico ni del tiempo de otra persona.
Áreas y tipos de documentos que atendemos
- Recursos Humanos: Expedientes de empleados activos y ex-empleados, contratos individuales, evaluaciones, documentos de seguridad social y nómina histórica.
- Contabilidad y finanzas: Archivo de facturas, comprobantes de pago, estados de cuenta, conciliaciones y documentación fiscal de ejercicios anteriores.
- Legal y contratos: Digitalización e indexación de contratos con proveedores, clientes, arrendamientos y documentación corporativa con búsqueda por parte, fecha o vigencia.
- Operaciones y proyectos: Expedientes de proyectos, órdenes de compra, cotizaciones y correspondencia crítica que debe estar disponible durante auditorías o litigios.
- Archivo muerto general: Digitalización masiva de documentación histórica para liberar espacio físico manteniendo acceso digital completo.
Del papel a la consulta instantánea
El proceso de Zago no termina en escanear. Cada documento se indexa con los metadatos que el área define — número de empleado, RFC, número de contrato, fecha, área — de modo que la búsqueda devuelve el documento correcto sin navegar carpetas. La entrega incluye una base de datos estructurada lista para importarse a los sistemas de gestión documental o ERP que ya usa la empresa.
Para empresas que prefieren mantener la operación de digitalización de forma interna, Zago también provee el equipamiento adecuado, la integración y la capacitación del personal.
Preguntas frecuentes — Empresas y corporativos
¿Cuánto tiempo toma digitalizar el archivo de una empresa mediana?
Depende del volumen y tipo de documentos. Como referencia, un archivo de 50,000 expedientes de una página puede procesarse en 2 a 4 semanas con un equipo dedicado. Zago realiza un diagnóstico inicial que incluye estimación de tiempos y recursos antes de iniciar cualquier proyecto.
¿El trabajo puede realizarse en nuestras oficinas?
Sí. Para documentos confidenciales como expedientes de RRHH o contratos legales, Zago puede operar directamente en las instalaciones del cliente con equipo portátil de captura. También es posible trasladar el material a instalaciones controladas si el volumen o la logística lo justifican.
¿Qué pasa con los documentos originales después de digitalizar?
Los originales se devuelven al cliente en el mismo estado en que fueron recibidos. Zago no retiene ni destruye documentación. Si la empresa desea una política de destrucción certificada de papel, puede coordinarse como servicio adicional con terceros especializados.